¿Quieres conocer más sobre el registro para congresos?
Los congresos suelen ser eventos muy complejos y con muchas variables a tener en cuenta. Por eso te explicamos como es un registro para congresos y como realizarlo de manera correcta.
Ya sea que lo hagas tu mismo o que contrates a una empresa de registro para congresos tienes que tener en cuenta algunos aspectos básicos.
Registro en línea
El registro en línea es una parte muy importante para un congreso que nos permite gestionar y automatizar el registro de una forma muy cómoda.
Ventajas del registro en línea en congresos
Venta de inscripciones
El objetivo de poner un registro online es vender las inscripciones al congreso.
A través de la plataforma de registro podemos hacer la venta de forma automática y sin esfuerzo con la pasarela de pago que elijamos.
Además, nos permite entregar información y las confirmaciones de registro a aquellos que realizan el proceso de manera exitosa.
Generar una base de datos
La información es poder y tener una base de datos de los participantes es una gran ventaja a la hora de comunicar y de realizar el registro.
Con el registro online podemos tener una base de datos actualizada que es clave para el desarrollo del evento.
Después, podemos hacer comunicaciones y mailings con información valiosa.
Comunicación y envío de información
Una vez tenemos la base de datos actualizada podemos realizar la comunicación como por ejemplo envío de mailing o whatsapp.
Esta comunicación puede ser muy valiosa para los asistentes con información de eventos posteriores.
Gestionar las inscripciones
La gestión de inscripciones implica una gran carga de trabajo en los congresos por la cantidad de pagos, facturación, generación de cortesías, etc.
La clave está en automatizar a través de la plataforma de registro.
¿Cómo mejorar la logística mediante el registro para congresos?
Selección de actividades
Esta parte es una gran ayuda para planificar las actividades y los aforos de los salones.
El asistente a la hora de su registro puede hacer el pago de las actividades en caso de tener costo extra.
En caso de que sean gratuitas los asistentes pueden cambiar sus pláticas siempre y cuando haya disponibilidad.
Reserva de hospedaje
Con la plataforma de hospedaje para eventos el asistente puede hacer la reservación y pago de su hospedaje desde el formulario de registro.
De esta forma el usuario no se tiene que preocupar por su hospedaje.
Para los organizadores se automatiza la reserva del hotel directamente desde la plataforma notificando al responsable de las reservaciones.
Plataforma de trabajos y estudios
La plataforma de trabajos y estudios es muy útil especialmente en los congresos médicos o científicos.
Permite la presentación de los trabajos de los residentes pudiendo generar evaluaciones aleatorias a los administradores.
También permite la presentación digital de los trabajos para que puedan ser exhibidos durante el congreso.
Registro en sitio
El registro en sitio es fundamental para la buena imagen del evento.
¡La clave está en la planeación!
¿Qué debo tener en cuenta para el registro en sitio?
Registro online
Monitorear el registro online nos puede dar indicios de la cantidad de personas que tendremos que acreditar.
Los casos más complicados son las personas que vienen sin registro. Prepara una estación aparte para esos casos.
Número de estaciones de registro
Dependiendo del número de asistentes tendremos que tener en cuenta el número de estaciones.
Un aproximado es poner el número de estaciones correspondiente al 1% de los asistentes totales.
Categoría de los invitados
En los congresos los asistentes tienen diferentes categorías que hay que organizar en colores o diseños para poder identificarlos.
En la acreditación se asigna al asistente la categoría con el tipo de gafete que le corresponde.
Tipo de gafete o acreditación
Dependiendo del tipo de asistente tendremos que elegir entre diferentes clases de gafetes.
Normalmente para congresos que duran varios días hay que elegir materiales más cómodos y resistentes como cordón sublimado y gafete laminado.
Gafetes impresos o impresión en sitio
Cuando se trata de eventos con pocas personas (máximo 100) podemos imprimir todos los gafetes y buscarlos por orden alfabético.
En eventos con más afluencia la mejor opción es imprimir al momento mediante el software de registro ya que es más fácil y rápido buscar en el sistema.
Además, nos da la ventaja de poder modificar si hay algún error o hay cambio de asistentes.
Información de la impresión
Por último, deberemos de elegir entre la información que va a llevar el gafete.
Normalmente utilizamos el nombre, empresa, país, cargo, etc. Pero debemos considerar imprimir un QR si vamos a tener control de accesos o si hay app para expositores.
Debemos considerar los espacios y tamaños del gafete para no saturarlo y que se vea bonito pero sobre todo legible.
Control de accesos
El control de accesos es fundamental para analizar el comportamiento de los asistentes en nuestro evento.
¡El conocimiento del comportamiento del asistente nos permite mejorar cada año!
¿Qué tipos de control de acceso puedo realizar en un congreso?
Control de acceso
El control de acceso es fundamental especialmente si hay pláticas que tienen un costo extra o bien tienen un aforo limitado.
El asistente debe de reservar la plática a la que quiere asistir para tener acceso a ella.
Mediante el control de acceso podemos conocer que asistente hizo la reservación de la plática.
Control de permanencia
El control de permanencia nos permite saber los minutos que el asistente ha permanecido en el evento.
De esta forma podemos calcular el porcentaje de permanencia de cada asistente.
Mediante este control podemos deducir las pláticas más populares y con promedios de asistencia más altos.
Constancias y memorias
Las constancias y memorias son muy importantes para los asistentes. Especialmente en congresos médicos o científicos puesto que son la demostración de sus conocimientos.
El objetivo es que los asistentes puedan descargar su constancia sin problema de forma sencilla.
¿Cómo funciona la plataforma de constancias y memorias?
1- Enlace de descarga
Se genera un enlace en la que los asistentes pueden acceder para empezar el proceso de descarga.
Se recomienda publicarlo en la web del congreso o bien notificar mediante correo a los asistentes.
2- Introducir un correo válido
El asistente tendrá que acceder a la plataforma mediante el correo electrónico con el que se registro al evento.
Una vez que se valida el correo se le da acceso a la plataforma
3- Acceso a documentos
Dentro de la plataforma podrá acceder a los documentos y/o videos del congreso.
De esta forma los podrá descargar o bien visualizar mientras la plataforma esté activa.
4- Descarga de documentos
Los documentos estarán en formato pdf por lo que descargar, guardar e imprimir las constancias y presentaciones es bastante sencillo.
Estadísticas y reportes
Ya terminó el evento y llega la hora de realizar las estadísticas para sacar conclusiones.
¿Qué tipo de información puedo obtener con un software de registro?
Horario y afluencia de asistencia
No solo podemos saber cuando llegan los asistentes sino como lo hacen.
Son grupos grandes los que van llegando o más bien es una llegada progresiva durante todo el día. Quizás el registro fuerte solo dura dos horas y el resto del día es más tranquilo.
Esto nos servirá para aumentar o disminuir las estaciones y horarios pudiendo hacer más eficiente el registro.
Categorías con más asistencia
Podemos resolver que tipo de asistente es el más interesado en nuestro evento.
Quizás hacemos un congreso para especialistas pero tiene un gran interés entre enfermeras o médicos generales.
Esa información es muy útil para conocer que tipo de actividades pláticas debemos presentar al siguiente año.
Pláticas más populares
Gracias al control de acceso y permanencia podemos saber cuales son las pláticas con más demanda durante el congreso.
Podemos saber cuantas personas asistieron a las pláticas y también el porcentaje de permanencia a cada plática.
Esta información es muy valiosa para aumentar las pláticas con mucha popularidad y reducir las pláticas con un interés bajo.
Segmentación de los asistentes
Por ejemplo: Si es un congreso internacional podemos preguntar el país de donde vienen.
De esta forma podemos hacer una segmentación que nos ayude a tomar decisiones.
Por ejemplo tenemos un congreso con una mayoría de personas de Brasil.
¿Adivinen dónde deberá ser el próximo congreso?