¿Quieres organizar un evento exitoso?
El software de registro online es esencial para un evento, especialmente cuando queremos gestionar las inscripciones, los boletos y los pagos de forma fácil y segura.
Con una plataforma para registro de eventos podrás:
- Personalizar tu formulario de inscripción
- Enviar invitaciones por correo electrónico
- Vender boletos online con diferentes métodos de pago
- Generar códigos QR para el control de acceso
- Obtener informes detallados sobre tu público objetivo.
No esperes más y descubre cómo un software de registro online puede ayudarte a optimizar tu evento y aumentar tus ingresos.
¿Cómo funciona el registro online?
1- Página web para eventos
Se genera una página web con la información del evento. Puede contener diferentes costos de los boletos si se trata de un concierto o puede ser la información de inscripción si se trata de un congreso o conferencia.
2- Formulario de registro para eventos
Dentro de la página web se incorpora un formulario de registro para eventos donde el usuario puede introducir su información personal como nombre, correo electrónico, organización, etc.
3- Pago de la inscripción
En ocasiones la entrada al evento tiene un costo que hay que pagar para poder acceder al recinto.
Al finalizar el registro de datos se procede a hacer el pago de la inscripción o compra de boletos por el método de pago que elijamos.
4- Código QR para eventos
Una vez finalizado el registro recibiremos un código QR que hay que presentar en el registro en sitio para poder entrar o acreditarse.
El código QR nos permite acelerar y optimizar el registro en sitio.
Características del registro online para eventos
Existen diferentes métodos para hacer un registro dependiendo de nuestras necesidades
Evento con registro abierto
Se trata de un registro abierto al público en el que cualquiera que desee puede participar.
El evento suele estar publicado en internet en la web del evento o en redes sociales. Por tanto acceder al evento es sencillo y de acceso público.
La mayoría de eventos como congresos, exposiciones o festivales están abiertos al público que tenga interés en asistir.
Evento con registro cerrado
En este tipo de registro limitamos el acceso a las personas que únicamente están invitadas.
Se puede hacer mediante códigos o claves que se le proporcionan a los asistentes, mediante el uso de correo válido o mediante tokens.
Normalmente este tipo de registro se suelen llevar a cabo para eventos empresariales y únicamente se pueden registrar aquellos que están invitados.
¿Cómo se realiza la venta de boletos o inscripciones a un evento?
El método de pago puede ayudarnos a aumentar las ventas ya que proporciona flexibilidad y comodidad al asistente. Algo a considerar es ofrecer pagos a meses sin intereses.
El cobro se puede realizar mediante diferentes métodos de pago:
Tarjeta de débito/crédito
Este método es el más recomendado ya que el dinero y la actualización de los asistentes se reciben de forma automática.
Podemos utilizar diferentes plataformas o pasarelas de pago, algunas muy conocidas pueden ser PayPal, Stripe o Mercado Pago en México.
La desventaja que presenta este método de pago es que estas pasarelas de pago suelen cobrar una comisión por transacción.
Pagos en establecimientos
Mediante las pasarelas de pago también podemos permitir el pago en establecimientos de forma automática.
El asistente puede pagar en diferentes establecimientos otorgando mayor flexibilidad.
El asistente tiene un tiempo limitado para hacer el pago si es que así lo deseamos.
No hay que olvidar que también hay una comisión para este tipo de servicios.
En efectivo en sitio
El asistente paga cuando llega al evento.
Puede ser en efectivo o con tarjeta a través de una terminal.
Es un método poco recomendable ya que genera un retraso en el acceso.
Muchos de los asistentes que tienen pendiente su pago no llegan, por tanto se pierden ventas.
Transferencia bancaria
A través de la transferencia podemos evitar las comisiones por transacción y recibir el dinero antes del evento.
La desventaja es que realizar un trabajo administrativo para verificar el pago y cambiar el estatus del participante de forma manual.
Plataforma de registro para la logística del evento
El software de registro online nos ayuda a organizar la logística del evento. Podemos controlar el hospedaje de los asistentes o las pláticas y actividades que van a participar.
Plataforma de actividades
Podemos controlar el acceso a las diferentes pláticas o actividades de los asistentes.
Sí las pláticas tienen un aforo máximo es ideal ya que podemos detener el registro a un determinado número de asistentes.
Sí las pláticas tienen un costo adicional podemos hacer un control de accesos para garantizar la entrada solo a los asistentes que pagaron.
Plataforma de hospedaje
A través de la plataforma de hospedaje el asistente puede elegir el hotel y la habitación que desea tener en su estancia durante el evento.
Es importante que tengamos un determinado número de habitaciones ya cerradas con el hotel para garantizar la habitación al asistente.
De esta forma automatizamos el hospedaje y la reserva de habitaciones.
Plataforma de expositores
Los expositores pueden también realizar el registro de sus asesores y personal interno.
A través de la plataforma para expositores se puede incluso hacer la reservación del espacio que desean en el piso de exposición.
Pueden también subir sus documentos informativos que se necesitan para cerrar el acuerdo.
Plataforma de transportación
La transportación también puede ser un verdadero problema. Especialmente cuando hablamos de eventos grandes.
A través del registro el asistente puede elegir su itinerario de viaje para que el equipo de operaciones esté enterado de la hora de llegada o el método de transporte que eligió cada asistente.
Eficiencia en el registro
Tener una base de datos de los asistentes facilita mucho el registro en sitio y nos permite ahorrar en costes ya que la entrada es mucho más rápida y no se necesitan tantos recursos para acreditar o verificar el acceso a los asistentes.