¿Quieres comunicar de forma efectiva?
La comunicación es esencial para el éxito de nuestro evento.
Especialmente cuando enviamos notificaciones, confirmaciones de registro, códigos QR o información importante es vital que llegue a nuestros asistentes.
¿Qué debemos comunicar?
Información del evento
Debemos difundir horario, fechas, ubicación, así como actividades que va a haber durante el evento.
Debes atraer al público. Comunica que ponentes estelares o invitados especiales van a estar presentes.
Normalmente la información general estará publicada en la página web disponible para el público interesado.
Instrucciones y notificaciones
No te olvides de informar de lo que deben hacer o cuales son las reglas para participar y registrarse.
Un claro ejemplo es la confirmación de registro y el envío del código QR.
Debemos recalcar que deben presentar el código QR en el registro para poder darles acceso.
Recordatorios del evento
Actualmente vivimos con tan rápido que muchas veces nos despistamos.
Es posible que los asistentes no recuerden el evento por lo que es importante estar informando y recordando a los asistentes para que no se les pase el evento.
Posibles cambios en el evento
Si hay cambios debemos de informar a los asistentes para evitar problemas.
De esta forma los asistentes podrán tomar medidas y modificar su itinerario en caso de que sea necesario.
Tómalo en cuenta si no quieres quejas sobre la organización.
Comunicación general para eventos
Página web
La página web es el principal portal para publicar la información. La página web actúa como núcleo del evento.
Es muy útil ya que es de muy fácil acceso para los asistentes y permite dar la información de forma general.
Desde la web podemos enlazar a las diferentes plataformas y sitios para que el usuario compre, reserve o se ponga en contacto con nosotros.
Redes sociales
Las redes sociales son una gran herramienta para un evento ya que permite a los asistentes comunicarse de forma instantánea.
Incluso permiten generar una comunidad en torno al evento.
Sin embargo, no hay que olvidar que las redes sociales no permiten en muchas ocasiones publicar la información de forma eficaz por lo que se recomienda que sean un complemento de la página web.
Comunicación personalizada para eventos
Mailing
A través del mail podemos llegar a los usuarios y enviar información incluso personalizada.
Es un sistema que permite desde enviar la confirmación de registro hasta informar de novedades o enviar recordatorios.
Tener una base de datos es muy importante para poder hacer envíos de mailing.
La comunicación vía whatsapp es la más efectiva de todas con una tasa de apertura del 90% por lo que lo convierte en un canal muy valorado a la hora de comunicar.
Podemos enviar las confirmaciones de registro con el código QR para el evento u otra información personalizada.
SMS
El SMS es muy práctico especialmente para recordatorios previos y durante el evento.
El canal de sms tiene la desventaja que tienen que ser mensajes muy cortos y breves.
Llamada telefónica
La llamada telefónica es un canal de comunicación poco utilizado para eventos.
Principalmente por el costo y por la molestia que suele causar en los asistentes.